Во многих компаниях закупки планирует один опытный человек. Он помнит, что летом этот товар уходит быстрее, а вот этот поставщик вечно задерживает. Пока ассортимент небольшой, это работает. Проблемы начинаются, когда позиций становится сотни, а человек уходит в отпуск.
Признаки, что таблицы уже не хватает
- отчёт по остаткам и продажам собирают руками, и к моменту готовности он устарел;
- одни позиции регулярно заканчиваются, другие лежат на складе месяцами;
- план закупки держится на памяти одного-двух сотрудников;
- руководитель узнаёт о проблеме, когда товара уже нет.
Если совпали два пункта и больше, дело уже не в дисциплине. Ручная аналитика просто не успевает за объёмом.
Откуда брать данные
Почти всегда данные уже есть: продажи, остатки и поступления лежат в учётной системе. В ритейл-проекте, который я делал, источником была 1С. Система забирает оттуда данные, обрабатывает их и собирает в одну базу, где продажи и остатки видны вместе. Отдельно вводить ничего не нужно.
Главная работа на этом этапе в чистке данных, а не в модели. Один товар под разными названиями, возвраты, акции, дни, когда товара не было на полке. Если это не учесть, прогноз будет уверенно ошибаться.
Как устроен прогноз
ML-модель прогнозирует спрос по каждой товарной позиции. Решение, сколько заказать, остаётся за человеком, но опирается на расчёт, а не на ощущение.
В том проекте результат был такой:
- аналитическую работу отдела из нескольких человек закрыла система;
- решения по закупкам опираются на прогноз, а не на интуицию;
- отчётность перестала устаревать к моменту готовности;
- бизнес перестал зависеть от конкретных сотрудников в аналитике.
Какой дашборд нужен руководителю
Частая ошибка: вывести на экран всё, что можно посчитать. Такой дашборд открывают первую неделю, потом забывают. В другом проекте, системе управленческой аналитики для основателя, мы сознательно оставили только метрики, которые влияют на деньги и загрузку команды, и убрали отчёты, после которых непонятно, что делать. Решения по приоритетам стали приниматься быстрее.
Для закупок я бы начинал с трёх вещей: позиции, которые скоро закончатся; позиции, которые лежат дольше обычного; отклонение продаж от прогноза. Если цифра не ведёт к действию, ей не место на главном экране.
С чего начать
- Выгрузите продажи и остатки за год по 20–30 главным позициям.
- Посмотрите, сколько раз за год они заканчивались и сколько лежали без движения.
- Прикиньте, во что это обошлось: упущенные продажи и замороженные деньги.
Если сумма заметная, система прогнозирования окупится. Как она устроена, собрано на странице Аналитика и прогнозирование. Разобрать ваш случай можно на бесплатной встрече на 30 минут, напишите.